Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w systemie awizacji jest [pełna nazwa spółki AMZTeam] z siedzibą w [adres], NIP [NIP], KRS [KRS]. W sprawach dotyczących danych osobowych możesz się z nami skontaktować pod adresem [e-mail do spraw RODO] lub pisemnie na adres siedziby.

2. Czym jest system awizacji

System służy do umawiania i obsługi dostaw towaru do magazynu AMZTeam. Korzystają z niego pracownicy naszych klientów (kontrahentów), którzy rezerwują terminy dostaw, oraz pracownicy AMZTeam, którzy dostawy przyjmują i rozliczają.

3. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy

• Użytkownicy systemu (pracownicy klientów i AMZTeam): imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, firma, rola w systemie, hasło w postaci zaszyfrowanej, data i godzina logowań oraz wykonanych w systemie czynności. Dane otrzymujemy od firmy, w której pracujesz, przy zakładaniu konta, albo bezpośrednio od Ciebie.
• Kierowcy realizujący dostawy: imię i nazwisko oraz numer telefonu. Dane te wpisuje w systemie klient, który zamawia dostawę. Kierowca nie ma konta w systemie.
• Dane dostaw: numer awizacji, termin, przewoźnik, numer przesyłki, lista towarów, wynik kontroli, zdjęcia dokumentów WZ. Na zdjęciach dokumentów mogą znajdować się dane osobowe osób podpisujących lub wystawiających dokument.

4. Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie

• Realizacja umowy z klientem, czyli umówienie, przyjęcie i rozliczenie dostawy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO w odniesieniu do klienta oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w odniesieniu do jego pracowników i kierowców, gdzie naszym uzasadnionym interesem jest wykonanie umowy z klientem).
• Organizacja pracy magazynu i bezpieczeństwo: planowanie przyjęć, weryfikacja tożsamości kierowcy przy bramie, dokumentowanie przebiegu dostawy i ewentualnych rozbieżności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Obsługa konta i komunikacja: logowanie, powiadomienia e-mail o zdarzeniach dotyczących dostaw, przypomnienia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Obowiązki prawne, w szczególności przechowywanie dokumentacji magazynowej i księgowej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń związanych z dostawami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie profilujemy użytkowników.

5. Komu przekazujemy dane

Dostęp do danych mają upoważnieni pracownicy AMZTeam oraz pracownicy klienta w zakresie dostaw jego firmy. Korzystamy też z dostawców usług, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia:

• Supabase Inc. – baza danych, logowanie i przechowywanie zdjęć; dane przechowywane w Unii Europejskiej (Frankfurt, Niemcy).
• Railway Corp. – serwer, na którym działa aplikacja; [region: UE / USA – do potwierdzenia po przeniesieniu serwisu].
• Resend Inc. – wysyłka powiadomień e-mail; serwery w Unii Europejskiej (Irlandia).

Część z tych dostawców ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub decyzji o adekwatności (Data Privacy Framework). Dane mogą być też udostępnione organom publicznym, gdy wymaga tego prawo.

6. Jak długo przechowujemy dane

• Konto użytkownika: do czasu jego usunięcia na wniosek klienta lub zakończenia współpracy z klientem, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń.
• Dane kierowców w awizacjach: [np. 12 miesięcy] od zakończenia dostawy, po czym są usuwane z systemu.
• Awizacje, wyniki kontroli i zdjęcia WZ: [np. 5 lat] od końca roku, w którym odbyła się dostawa, zgodnie z wymogami dokumentacji magazynowej i księgowej.
• Dzienniki systemowe (logowania, wysyłki e-mail): [np. 12 miesięcy].

7. Twoje prawa

Masz prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz prawo do przenoszenia danych w zakresie przewidzianym w RODO. Aby skorzystać z tych praw, napisz na adres [e-mail do spraw RODO]. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie da się założyć konta ani umówić dostawy.

8. Informacja dla kierowców

Jeśli jesteś kierowcą, Twoje imię, nazwisko i numer telefonu wpisał w systemie klient zamawiający dostawę. Wykorzystujemy je wyłącznie do obsługi tej dostawy: potwierdzenia tożsamości przy bramie i ewentualnego kontaktu w sprawie terminu. Przysługują Ci prawa opisane w punkcie 7.

9. Pliki cookies i bezpieczeństwo

Aplikacja używa wyłącznie plików cookies niezbędnych do utrzymania sesji po zalogowaniu. Nie stosujemy cookies analitycznych ani marketingowych. Połączenie z systemem jest szyfrowane (HTTPS), hasła są przechowywane w postaci zaszyfrowanej, a dostęp do danych jest ograniczony do roli użytkownika i jego firmy.

10. Zmiany polityki

O istotnych zmianach poinformujemy użytkowników e-mailem lub komunikatem w systemie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem.